Datenschutzhinweise bei Nutzung des Online-Verfahrens ONLINE|Meldewesen
Wir nehmen den Schutz Ihrer Grundrechte, insbesondere des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz (GG), sehr ernst.
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt und entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften.
Die folgenden Hinweise informieren Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie das Online-Verfahren ONLINE|Meldewesen nutzen. Ergänzend verweisen wir auf unsere allgemeinen Datenschutzhinweise unter www.hadamar.de/datenschutz.
A. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Stadt Hadamar
Der Magistrat
Bürgermeister Michael Ruoff
Untermarkt 1
65589 Hadamar
Telefon: +49 6433 / 89-0
E-Mail: stadtverwaltung@hadamar.de
B. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
SDS Schüllermann Data Service GmbH
Robert-Bosch-Straße 5
63303 Dreieich
E-Mail: sds@schuellermann.de
C. Welche Daten verarbeiten wir?
ONLINE|Meldewesen ist ein Online-Dienst für Anträge und Meldungen aus dem Melde-, Pass- und Personalausweiswesen. Die eingegebenen Vorgänge werden medienbruchfrei an das von der Stadt eingesetzte Fachverfahren übermittelt und dort zur Bearbeitung bereitgestellt.
Je nach ausgewähltem Vorgang können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
Identitäts- und Meldedaten, insbesondere Familienname, frühere Namen, Vornamen, Rufname, Doktorgrad, Ordens- oder Künstlername, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsstaat, Geschlecht und Staatsangehörigkeiten;
Anschriftendaten, insbesondere derzeitige und frühere Anschriften, abweichende Versandanschrift sowie Einzugs- und Auszugsdaten;
Angaben zum Wohnungsgeber und zur Wohnung;
Familienstands- und ggf. Religionszugehörigkeitsdaten sowie Angaben zu gesetzlichen Vertretern und Kindern, soweit sie für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind;
Dokumentendaten, insbesondere Art, Seriennummer, Gültigkeitsdaten, ausstellende Behörde sowie Angaben zu Verlust, Diebstahl oder Wiederauffindung; bei der Beantragung von Personaldokumenten ggf. Augenfarbe und Körpergröße;
Kontaktangaben, insbesondere E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gegebenenfalls Faxnummer;
Angaben zu Auskunfts- und Übermittlungssperren, Begründungen und Bemerkungen;
bei Wahlvorgängen Angaben zur Wahlhelfertätigkeit, zum gewünschten Einsatzort, zur Tätigkeit im öffentlichen Dienst, zum Wählerverzeichnis, Wahlbezirk und zu beantragten Wahl- oder Abstimmungsscheinen;
gegebenenfalls Zahlungsdaten, soweit für den ausgewählten Vorgang eine Gebühr erhoben wird;
bei einzelnen Vorgängen besondere Kategorien personenbezogener Daten oder besonders schutzbedürftige Melderegisterdaten, soweit dies gesetzlich vorgesehen und für die Bearbeitung erforderlich ist.
D. Technische Daten
Beim Aufruf und bei der Nutzung des Online-Dienstes können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Browsertyp und -version, IP-Adresse, Status- bzw. Erfolgsmeldung, Serverprotokolldaten, Session-Cookies und die Bezeichnung des aufgerufenen Vorgangs.
Die technischen Daten werden verarbeitet, um den Online-Dienst bereitzustellen, die Kommunikation abzusichern, Störungen zu erkennen und die Stabilität und Sicherheit des Angebots zu gewährleisten.
E. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um den von Ihnen ausgewählten Antrag oder die von Ihnen abgegebene Meldung entgegenzunehmen, an das zuständige Fachverfahren zu übermitteln und durch die Stadt Hadamar zu bearbeiten. Hierzu zählen insbesondere meldebehördliche Vorgänge, Anträge aus dem Pass- und Personalausweiswesen sowie gegebenenfalls Wahlangelegenheiten.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben und rechtlicher Verpflichtungen der Stadt Hadamar, insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO in Verbindung mit den für den jeweiligen Vorgang einschlägigen fachgesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem Bundesmeldegesetz, dem Personalausweisgesetz, dem Passgesetz, den wahlrechtlichen Vorschriften sowie § 3 Abs. 1 HDSIG.
Soweit im Einzelfall freiwillige Angaben erhoben werden, werden diese nur verarbeitet, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine wirksame Einwilligung erteilt wurde. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
F. Cookies und Authentifizierung
Für die technische Bereitstellung des Dienstes können erforderliche Session-Cookies eingesetzt werden. Diese dienen insbesondere dazu, die laufende Sitzung wiederzuerkennen, eine Authentifizierung zu ermöglichen und eine automatische Abmeldung bei Inaktivität umzusetzen. Ohne technisch erforderliche Cookies kann der Online-Dienst gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig genutzt werden.
Soweit für einen Vorgang eine elektronische Identifizierung vorgesehen ist, kann die Authentifizierung insbesondere über die BundID oder eine gesetzlich vorgesehene eID-Funktion erfolgen. Dabei können die für den Antrag erforderlichen Identitätsdaten in das Verwaltungsverfahren übernommen werden. [Die tatsächlich angebotenen Authentifizierungswege sind vor Veröffentlichung zu bestätigen.][AS1]
G. Empfänger und Auftragsverarbeitung
Innerhalb der Stadt Hadamar erhalten nur diejenigen Organisationseinheiten und Beschäftigten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Bearbeitung des von Ihnen ausgewählten Vorgangs benötigen.
Für den Betrieb von ONLINE|Meldewesen setzt die Stadt Hadamar die ekom21 - KGRZ Hessen als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Die ekom21 stellt den Online-Dienst und die technische Übermittlung an das Fachverfahren bereit.
Soweit dies für die Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs gesetzlich erforderlich ist, können personenbezogene Daten an andere Meldebehörden, Pass- und Personalausweisbehörden, Wahlbehörden, Polizeibehörden, Registerstellen, Zahlungsdienstleister oder sonstige gesetzlich bestimmte Empfänger übermittelt werden. Die konkrete Übermittlung richtet sich nach dem ausgewählten Vorgang und den hierfür geltenden Rechtsvorschriften.
H. Drittlandübermittlung
Es findet keine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums statt.
I. Speicherdauer
Die im Fachverfahren verarbeiteten Antrags- und Meldedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist. Maßgeblich sind die für den jeweiligen Vorgang geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs-, Löschungs- und Archivierungsfristen. Soweit Daten nach dem Hessischen Archivgesetz anzubieten oder zu archivieren sind, bleiben die entsprechenden gesetzlichen Pflichten unberührt.
[Die konkreten Löschfristen für technische Protokolldaten, IP-Adressen, Session-Cookies, Daten im Sicherheitsprotektor und gegebenenfalls zwischengespeicherte Antragsdaten sind durch die ekom21 bzw. die Fachabteilung zu bestätigen und hier vor Veröffentlichung konkret einzutragen. Die bisherigen OLAV-Fristen von 90 Tagen für Logfiles, 7 Tagen für IP-Adressen in der WAF und höchstens 30 Minuten für Session-Cookies dürfen nur übernommen werden, wenn sie für ONLINE|Meldewesen fortgelten.][AS2]
J. Pflicht zur Bereitstellung der Daten und Folgen der Nichtbereitstellung
Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind für die Bearbeitung des ausgewählten Vorgangs erforderlich. Werden diese Daten nicht bereitgestellt, kann der Antrag oder die Meldung über ONLINE|Meldewesen nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet. Die Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben hat grundsätzlich keine nachteiligen Folgen für die Bearbeitung, kann jedoch Rückfragen erforderlich machen.
Soweit gesetzlich vorgesehen, können Sie Ihr Anliegen auch auf einem anderen zulässigen Übermittlungsweg oder persönlich bei der Stadt Hadamar erledigen.
K. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nach derzeitigem Kenntnisstand nicht statt.
L. Ihre Rechte
I. Auskunft, Art. 15 DSGVO
Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
II. Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
III. Löschung, Art. 17 DSGVO
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Das Recht kann insbesondere eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Aufgaben oder Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.
IV. Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
V. Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, besteht ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Dieses Recht gilt insbesondere nicht für Verarbeitungen, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erforderlich sind.
VI. Widerspruch, Art. 21 DSGVO
Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Gesetzliche Einschränkungen bleiben unberührt.
VII. Beschwerderecht, Art. 77 DSGVO
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für die Stadt Hadamar ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 316365021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle(at)datenschutz.hessen.de
Internet: datenschutz.hessen.de